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Ahora el némesis de Joe Paper era Carol… también estaba en AP en una empresa competidora. A Carol también le encantaba el papel, y ella y Joe estaban constantemente tratando de superar al otro. Pero después de varios años de tratar de manejar sus pilas de papel, se dio cuenta de que todavía podía disfrutar de estar rodeada de sus documentos sin usar todo ese papel. Carol comenzó a administrar sus documentos digitalmente, así que ahora puede ver cualquier documento que guste, cuando quiera. Otras personas estaban tan entusiasmadas con la forma en que estaba administrando sus documentos, que se ganó una reputación entre sus compañeros como un ambientalista por ahorrar tanto papel.

Eventualmente, las azarosas prácticas de papel de Joe fueron descubiertas cuando su compañía fue auditada, y no pudo encontrar el papeleo que necesitaba para probar que sus prácticas comerciales eran válidas. Como resultado, Joe y varios de sus compañeros de trabajo fueron despedidos por manejo indebido de papel y la compañía quedó en ruinas.

Sin embargo, Carol y su compañía continuaron haciéndolo extremadamente bien. La gente acudió a ver su oficina y aprender cómo podrían transformar sus operaciones.

¿Cómo se llevó todo al medio digital? Con DocLink, por supuesto! DocLink permite a las empresas eliminar los procesos manuales y en papel mediante la automatización de flujos de trabajo y la racionalización de los procesos empresariales. Con DocLink, las empresas pasan menos tiempo administrando sus datos porque tienen la capacidad de almacenar, buscar, recuperar y enviar cualquier documento de forma segura. Los usuarios de DocLink pueden utilizar y ampliar plenamente las capacidades de su ERP para mejorar la productividad en cualquier departamento: cuentas por pagar, cuentas por cobrar, recursos humanos, legales y en toda la empresa.

En última instancia, DocLink ofrece una mayor visibilidad y control a todo el ciclo de vida del documento, lo que permite que los documentos sean creados, procesados y aprobados por cualquier persona, en cualquier momento y en cualquier dispositivo.

¿Cómo almacena sus documentos y datos? ¿Y qué tan difícil es para usted acceder a los documentos que necesita, cuando los necesita? Mire nuestro vídeo para obtener más información sobre cómo DocLink puede ayudarle a automatizar los procesos en todos los departamentos.

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Sage Production Management gives discrete make to stock manufacturers and fabricators the tools they need to achieve visibility into their entire production process. By centralizing the production process in a way that is tightly integrated with Sage 100cloud, assemblers, manufacturers, and fabricators always know their costs, the status of items, and the material quantities required to meet demand.

With Sage Production Management, we are helping Sage 100 and Sage 100cloud customers to solve core business challenges in three areas: accuracy, visibility, and efficiency.

Accuracy

With Sage Production Management, businesses can track costs beyond a simple bill of materials. Support for tracking labor and other job-related attributes (like overhead, direct AP costs, and status) means that manufacturers can get a complete picture of what it costs to produce an item. Because they always have current and accurate cost reporting, manufacturers can track costs relative to budget in real time and make adjustments to inventory, materials, and production processes with increased agility.

Visibility

It is important for manufacturers to know where their items are in the manufacturing process. But it is as important for manufacturing customers to know how their orders are progressing. Thanks to real time access to the status of every item, manufacturers can improve customer satisfaction by setting accurate delivery expectations.

Efficiency

Without Sage Production Management, complex inventory management may involve exporting sales order data, manipulating that data in spreadsheets, and manually creating purchase orders to ensure that materials are at levels necessary to meet production demand. Sage Production Management combines sales order data already available in Sage 100cloud with manufacturing process data to alert users when ordering is needed. The real time integrated inventory control system with built-in controls also increases data integrity by minimizing errors.

Powered by Scanco, Sage Production Management replaces our legacy Work Order module.  It brings all of the features of Work Order to our modern business object framework while also adding nearly 70 additional features.  More than this, it will serve as the foundation for a connected ecosystem of manufacturing extensions including support for shop floor users, material requirements planning, enhanced scheduling, advanced product configuration, and more.  With this, we are excited not just about the release of Sage Production Management, but about our future investment in small- to medium-size manufacturing businesses in the US.

Want to learn more about Sage Production Management? Click HERE to request more information or call us at 1-787-523-8885.

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Recent research shows that organizations of all sizes view ERP as a foundation of managing operations.¹But change can be difficult, and not all ERP is created equal. Old-school ERP systems don’t integrate well with your existing technology and are difficult to adopt. They’re simply too slow, complex, and inflexible to keep up with today’s business climate. You need a modern, cloud-connected ERP solution that supports industry-specific best practices, ever-changing regulatory requirements, and emerging technologies such as mobile, cloud and analytics. Organizations that do not upgrade to a modern ERP system put themselves at risk as they grow and miss out on opportunities to scale.

Top four reasons to upgrade your business management solution

1. Manage growth

As businesses grow, manual spreadsheets and basic accounting packages become inadequate for managing the proliferation of locations, products, processes, regulations, customers, and competitors. With growth comes complexity. With complexity comes risk. What you really need is a more adaptable and scalable solution that can:

• Collect, store, manage, and interpret data across the business.
• Give you the tools you need to manage products, orders, customers, finances, and operations.
• Provide insights to reduce costs, improve compliance, and deliver value to customers.

Cloud-connected solutions are highly adaptable and scalable—and accelerate all processes across the value chain. They can be implemented with minimal disruption to existing business processes and are easily customized to meet the changing needs of businesses as they grow.

2. Reduce operating costs

Cloud-connected business management solutions simplify every part of your operation and are more cost-effective than typical enterprise ERP systems because they:

• Maximize efficiency of your team, increasing user productivity and ensuring each team member’s skills are deployed for the right tasks.
• Ensure compliance though automated tax table and regulatory updates, as well as recording all system changes in support of best auditing practices.
• Integrate all core business processes through workflows that enable tasks to be completed more quickly, and with less chance of error.

These solutions are designed to automate manual, time-consuming, error-prone processes—leading to increased productivity at a fraction of the cost.

Organizations that employ ERP and analytics have improved their profitability by 5 percent over the last two years.

3. Improve decision-making

Spreadsheets and basic accounting software create departmental silos that inhibit the sharing of information and knowledge. To improve decision-making and maximize performance, your business needs one common data source that can deliver:

• Real-time data and information-sharing anytime, anywhere.
• Real-time analytics, along with alerts and notifications for quick responses to changing business conditions.
• Instant insight into costs and performance from one-common data source.

This appeals to executives looking for faster management and increased competitiveness with reduced overhead costs.

4. Foster internal and external collaboration

As your business grows, you’ll need technologies that make collaboration with customers and between employees easier. In fact, 15 percent of small and midsized businesses cite “lack of collaboration” as one of the key business pressures they face.²

A cloud-connected ERP solution enhances both internal and external collaboration by:

• Providing fast (often instant) access to data for anyone within the organization.
• Connecting employees for clear communication across geographic boundaries.
• Delivering real-time, anytime connectivity for employees and customers.

Greater collaboration increases productivity, reduces costs, leads to more accurate inventory, and enhances customer service.

The time is right for you to work more effectively

You can’t afford to wait any longer. Upgrade to an integrated and cloud-connected business management solution so you can:

• Share and integrate data from your entire business.
• Improve collaboration across teams.
• Tailor your solution to reflect your business as it grows and changes.
• Increase revenue growth and reduce operational costs.
• Plan ahead and forecast demand.

The right solution will be easy to install, easy to use, and provide all the functionality you need at an affordable price.

Ready to upgrade your business management?

¹ Castellina, Nick. “ERP and Analytics: The Perfect Pairing for Business Execution,” Aberdeen Group, August, 2017.
² Castellina, Nick. ”ERP for the SMB: Using Technology as a Platform for Growth,” Aberdeen Group, May, 2016.

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Ya la mayoría hemos rendido nuestras planillas … y ya sea que debamos o recibamos un reembolso, ¡lo único que no queremos es una auditoría! El sentimiento es igual en las empresas… esa pequeña palabra de 5 letras atemoriza a cualquier departamento de contabilidad. Sin embargo, las auditorías son una necesidad para que una empresa cree informes financieros confiables para fines internos o externos.

Las auditorías corporativas son las que más afectan al departamento de contabilidad y, por lo general, significa que su equipo terminará gastando demasiado tiempo buscando los documentos solicitados por los auditores. Y si falta un documento, costará mucho trabajo para volver a crearlo o solicitarlo a un proveedor. Mientras tanto, su equipo no puede completar sus tareas diarias normales y su factura de los auditores sigue aumentando.

Reduzca la preparación de auditoría de días o semanas a horas mediante la implementación de una solución de administración de documentos como Document Mangement, que puede ayudarlo a digitalizarse, deshacerse del papel y simplificar los procesos en toda la empresa.

Manejar todo digital significa que hay una pista de auditoría completa detrás de cada documento que se puede encontrar rápida y fácilmente, mostrando qué sucedió, cuándo y quién lo hizo, etc. Con Document Management puede localizar, descargar y entregar fácilmente los archivos solicitados a los auditores, o puede proporcionar a sus auditores acceso a su solución directamente.

En última instancia, una auditoría sin papel facilita la recopilación de documentos relacionados, la revisión de los auditores y la agilidad para ver los procesos de flujo de trabajo estructurado y las reglas que ha implementado para garantizar el cumplimiento.

Tenemos muchos clientes que han experimentado importantes ahorros de tiempo y dinero al usar Document Management para auditorías. Por ejemplo, un cliente que pasó por una auditoría de impuestos sobre las ventas, fue penalizado por la cantidad de $ 100,000 al no poder facilitar los documentos solicitados por los auditores. Esto además del costo de tener a los auditores en la oficina. Con Document Mangement han eliminado cualquier posibilidad futura de incurrir en sanciones de este tipo.

Otro cliente, recibía auditoría anual cada enero y causaba que los empleados se apresuraran a localizar y producir documentos solicitados por 3 auditores individuales. Además, los auditores estuvieron en sus oficinas durante 5 a 8 días, lo que generó interrupciones y desviaciones del cierre de mes normal de los libros, así como del cierre de fin de año. Con Document Management vieron caer su factura anual de auditoría en un 25% debido a la cantidad reducida de horas para realizar la auditoría.

Así que no dejes que las auditorías te estresen. ¡Comuníquese con HI Software Developer para discutir cómo Document Management puede ayudar a reducir significativamente el proceso de auditoría para obtener inmensos ahorros de tiempo y dinero!

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Pero no estamos simplemente añadiendo características por su propio bien. Motivado por una visión clara centrada en la intencionalidad, la simplicidad y la orientación al usuario, la versión 2019.0 de Sage 100cloud está diseñada para optimizar la eficiencia, mejorar la adopción, aumentar la personalización y mejorar la seguridad.

Eficiencia optimizada

Sage 100cloud existe para ayudar a las empresas medianas a automatizar sus procesos de negocios para que puedan dedicar más tiempo a las actividades que generan valor. La automatización no solo significa que las tareas se pueden completar más rápidamente, sino que también se pueden completar con más consistencia y precisión. En otras palabras, Sage 100cloud está diseñado para ayudar a las empresas a hacer más con menos riesgo.

Nuestra versión 2019.0 incluye muchas adiciones a un conjunto ya rico de herramientas de automatización. La nueva función de autocompletar para los números de cuenta del Libry Master (Mayor), por ejemplo, será un ahorro de tiempo real durante la entrada de datos, al tiempo que garantiza que los números de cuenta se ingresen correctamente la primera vez. Un nuevo botón de “copiar” agregado al User Lookup Wizard significa que una búsqueda personalizada para un usuario o empresa puede aplicarse fácilmente a otros sin tener que generar la misma consulta varias veces desde cero.

También estamos aumentando la eficiencia al asegurarnos de que los usuarios tengan la información que necesitan, cuándo y cómo la necesitan. Desde el Library Master, los usuarios ahora pueden consolidar todas las entradas del General Ledger en un solo PDF. El número de cuenta y la descripción ahora están impresos en cada página del General Ledger Detail Report y el General Ledger by Source Report. 

También hemos entregado varias funciones de impresión altamente solicitadas para la gestión de inventario. Los usuarios ahora tienen la opción de incluir o excluir elementos inactivos de la hoja de trabajo, Entrada de conteo físico y Registro de varianza. Más que esto, hemos agregado la casilla de verificación ‘Sólo imprimir variaciones en el registro’. Si selecciona esta casilla de verificación, todos los elementos para los que no hay variación se omiten del registro.

Adopción de usuarios mejorada

En Sage, entendemos que una solución de gestión empresarial es una herramienta y, como herramienta, solo es tan efectiva como las organizaciones que la manejan. Para ayudar a nuestros clientes en su conocimiento y uso de alto impacto de las numerosas funciones de Sage 100cloud, hemos agregado enlaces de “grad cap” que dirigen a los usuarios a la capacitación relevante a través de Sage University. Con la versión 2019.0, hemos incluido 20 enlaces adicionales de Sage University que cubren áreas que incluyen Cuentas por pagar, Cuentas por cobrar, Reconciliación bancaria, Libro mayor, Costo del trabajo y Maestro de la biblioteca.

Mayor personalización

Custom Office es una de las razones más importantes por las que las empresas eligen Sage 100cloud. La capacidad de personalizar fácilmente (no solo configurar) los campos de datos, los formularios y la experiencia del usuario de manera persistente en todas las actualizaciones significa que los clientes pueden ahorrar miles de dólares que tendrían que pagar para personalizar otras plataformas (si esas plataformas son personalizables en absoluto).

Con la versión 2019.0 de Sage 100 y Sage 100cloud, es posible personalizar las columnas y los botones en el Journal & Register Viewer, Period End Report Viewer, y Report Viewer. También hemos agregado soporte para correo electrónico HTML en Paperless Office, gracias a un nuevo editor de mensajes en Electronic Delivery Message Maintenance. Con esto, hemos aumentado el tamaño del campo del mensaje, agregado varios campos nuevos de combinación e incluido las opciones de Cc y Bcc para las direcciones de correo electrónico. Se han agregado muchas otras mejoras a Paperless Office en la versión 2019.0, incluida la posibilidad de agregar archivos adjuntos adicionales, opciones de nombre de archivo en pdf y una opción para copiar a los vendedores en el correo electrónico.

Seguridad mejorada y registro de actividades

La seguridad y el cumplimiento son las principales prioridades en todo lo que hacemos. Además de cifrar la información bancaria y el soporte de TLS 1.2 al enviar correos electrónicos a través de Paperless Office y eBusiness Manager, hemos agregado más seguimiento y flexibilidad al Registro de actividades. Ahora se realiza un seguimiento de los cambios realizados en el Mantenimiento de roles y el Mantenimiento de usuarios, y se ha agregado un nuevo tipo de actividad “Seguridad”. Hemos mejorado el rendimiento al permitir que los usuarios apliquen un umbral en la cantidad máxima de registros que se mostrarán, y hemos agregado una utilidad de depuración que permite a las empresas mantener el Registro de actividades mediante la eliminación o la creación de un archivo de almacenamiento.

Probado. Flexible. Conectado. Sage 100cloud es su solución de gestión empresarial.

A medida que más clientes se suscriben a Sage 100cloud, podemos acelerar nuestros esfuerzos de desarrollo para brindar más valor en respuesta directa a los comentarios y solicitudes de funciones. ¿Todavía no has hecho el cambio a la suscripción? El proceso es fácil y no requiere ningún cambio en la forma en que usa Sage 100 hoy, pero cuando ESTÁ listo para la actualización, una suscripción le da derecho a una gran y creciente lista de características exclusivas que incluyen Sage Contact y fuentes automatizadas de bancos y conciliación.

Comunícate con José H. López (jhlopez@hisoftpr.com) para comenzar hoy mismo.

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Steps

If able to access and log into Sage 100 (formerly Sage MAS 90 or 200):

1. Launch Sage 100 (or formerly Sage MAS 90 or 200)
2. Access the Help menu
   • Note: This would be the on the toolbar that includes File, Modules, My Tasks, View, and Help
3. Select About or About Sage 100
4. Locate the version information
   • Example: Sage 100c Standard 2016 (Version 5.30.3.0)

If unable to access and log into Sage 100 (formerly Sage MAS 90 or 200):

Note: The following procedure only works if the “..\MAS90” directory and its contents are available (either as installed on the server, or as a backup copy).

The status.flp file will indicate what the base version is. It does not indicate what Product Update, program fixes, or third-party enhancements may be included.

1. Browse to the “..\MAS90\Home” where the data is stored or where Sage 100 is installed (if not a backup copy)
2. Open the Status.flp using a text editor (Such as Notepad) to read the version of SS (System Setup).
   • Examples:
     • 5.40 – Sage 100 2017
     • 5.30 – Sage 100 2016
     • 5.20 – Sage 100 2015
     • 5.10 – Sage 100 2014
     • 5.00 – Sage 100 2013
     • 4.50 – Sage 100 (formerly Sage MAS 90 or 200) version 4.50

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Probablemente nos conoces por nuestros servicios de Sage 100, antes conocido como MAS90 y MAS200. Por años hemos asistido a decenas de empresas optimizar sus operaciones mediante la maximización de Sage 100 y la integración de otros sistemas que ofrecen funcionalidades de gran utilidad.

Uno de los sistemas que más hemos integrado a Sage 100 es el de Manejo de Contenido Digital también conocido como Electronic Document Management con el propósito de digitalizar y transformar los procesos a “Paperless”.

Además, llevamos años trabajando con sistema de manejo de vendedores, distribución y manufactura automatizada con integración directa a Sage 100.

Hay una gran variedad de servicios y productos que HiSoftPR ofrece que probablemente no conocías. Visita nuestra nueva página web donde podrás conocer más sobre las soluciones que podemos ayudarte a implementar en tus operaciones. 

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