Ahora el némesis de Joe Paper era Carol… también estaba en AP en una empresa competidora. A Carol también le encantaba el papel, y ella y Joe estaban constantemente tratando de superar al otro. Pero después de varios años de tratar de manejar sus pilas de papel, se dio cuenta de que todavía podía disfrutar de estar rodeada de sus documentos sin usar todo ese papel. Carol comenzó a administrar sus documentos digitalmente, así que ahora puede ver cualquier documento que guste, cuando quiera. Otras personas estaban tan entusiasmadas con la forma en que estaba administrando sus documentos, que se ganó una reputación entre sus compañeros como un ambientalista por ahorrar tanto papel.

Eventualmente, las azarosas prácticas de papel de Joe fueron descubiertas cuando su compañía fue auditada, y no pudo encontrar el papeleo que necesitaba para probar que sus prácticas comerciales eran válidas. Como resultado, Joe y varios de sus compañeros de trabajo fueron despedidos por manejo indebido de papel y la compañía quedó en ruinas.

Sin embargo, Carol y su compañía continuaron haciéndolo extremadamente bien. La gente acudió a ver su oficina y aprender cómo podrían transformar sus operaciones.

¿Cómo se llevó todo al medio digital? Con DocLink, por supuesto! DocLink permite a las empresas eliminar los procesos manuales y en papel mediante la automatización de flujos de trabajo y la racionalización de los procesos empresariales. Con DocLink, las empresas pasan menos tiempo administrando sus datos porque tienen la capacidad de almacenar, buscar, recuperar y enviar cualquier documento de forma segura. Los usuarios de DocLink pueden utilizar y ampliar plenamente las capacidades de su ERP para mejorar la productividad en cualquier departamento: cuentas por pagar, cuentas por cobrar, recursos humanos, legales y en toda la empresa.

En última instancia, DocLink ofrece una mayor visibilidad y control a todo el ciclo de vida del documento, lo que permite que los documentos sean creados, procesados y aprobados por cualquier persona, en cualquier momento y en cualquier dispositivo.

¿Cómo almacena sus documentos y datos? ¿Y qué tan difícil es para usted acceder a los documentos que necesita, cuando los necesita? Mire nuestro vídeo para obtener más información sobre cómo DocLink puede ayudarle a automatizar los procesos en todos los departamentos.

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Ya la mayoría hemos rendido nuestras planillas … y ya sea que debamos o recibamos un reembolso, ¡lo único que no queremos es una auditoría! El sentimiento es igual en las empresas… esa pequeña palabra de 5 letras atemoriza a cualquier departamento de contabilidad. Sin embargo, las auditorías son una necesidad para que una empresa cree informes financieros confiables para fines internos o externos.

Las auditorías corporativas son las que más afectan al departamento de contabilidad y, por lo general, significa que su equipo terminará gastando demasiado tiempo buscando los documentos solicitados por los auditores. Y si falta un documento, costará mucho trabajo para volver a crearlo o solicitarlo a un proveedor. Mientras tanto, su equipo no puede completar sus tareas diarias normales y su factura de los auditores sigue aumentando.

Reduzca la preparación de auditoría de días o semanas a horas mediante la implementación de una solución de administración de documentos como Document Mangement, que puede ayudarlo a digitalizarse, deshacerse del papel y simplificar los procesos en toda la empresa.

Manejar todo digital significa que hay una pista de auditoría completa detrás de cada documento que se puede encontrar rápida y fácilmente, mostrando qué sucedió, cuándo y quién lo hizo, etc. Con Document Management puede localizar, descargar y entregar fácilmente los archivos solicitados a los auditores, o puede proporcionar a sus auditores acceso a su solución directamente.

En última instancia, una auditoría sin papel facilita la recopilación de documentos relacionados, la revisión de los auditores y la agilidad para ver los procesos de flujo de trabajo estructurado y las reglas que ha implementado para garantizar el cumplimiento.

Tenemos muchos clientes que han experimentado importantes ahorros de tiempo y dinero al usar Document Management para auditorías. Por ejemplo, un cliente que pasó por una auditoría de impuestos sobre las ventas, fue penalizado por la cantidad de $ 100,000 al no poder facilitar los documentos solicitados por los auditores. Esto además del costo de tener a los auditores en la oficina. Con Document Mangement han eliminado cualquier posibilidad futura de incurrir en sanciones de este tipo.

Otro cliente, recibía auditoría anual cada enero y causaba que los empleados se apresuraran a localizar y producir documentos solicitados por 3 auditores individuales. Además, los auditores estuvieron en sus oficinas durante 5 a 8 días, lo que generó interrupciones y desviaciones del cierre de mes normal de los libros, así como del cierre de fin de año. Con Document Management vieron caer su factura anual de auditoría en un 25% debido a la cantidad reducida de horas para realizar la auditoría.

Así que no dejes que las auditorías te estresen. ¡Comuníquese con HI Software Developer para discutir cómo Document Management puede ayudar a reducir significativamente el proceso de auditoría para obtener inmensos ahorros de tiempo y dinero!

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Probablemente nos conoces por nuestros servicios de Sage 100, antes conocido como MAS90 y MAS200. Por años hemos asistido a decenas de empresas optimizar sus operaciones mediante la maximización de Sage 100 y la integración de otros sistemas que ofrecen funcionalidades de gran utilidad.

Uno de los sistemas que más hemos integrado a Sage 100 es el de Manejo de Contenido Digital también conocido como Electronic Document Management con el propósito de digitalizar y transformar los procesos a “Paperless”.

Además, llevamos años trabajando con sistema de manejo de vendedores, distribución y manufactura automatizada con integración directa a Sage 100.

Hay una gran variedad de servicios y productos que HiSoftPR ofrece que probablemente no conocías. Visita nuestra nueva página web donde podrás conocer más sobre las soluciones que podemos ayudarte a implementar en tus operaciones. 

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